ENCONTRO DE SECRETÁRIOS PAROQUIAIS DA DIOCESE DE MIRACEMA DO TOCANTINS

Aconteceu nos dias 30 e 31 de outubro de 2017, na Chácara São Luis em Fortaleza do Tabocão, o II Encontro Diocesano de Secretários e Secretárias Paroquiais.  O evento tem como objetivo ajudar no melhor entendimento, missão e evangelização dos secretários (as) paroquiais.

Na manhã do dia 31, iniciou-se o encontro com oração partilhada e em seguida o Bispo Diocesano Dom Philip Dickmans desejou as boas vindas e falou que os encontros são para ajudar nos trabalhos práticos do dia-a-dia, lembrou ainda que sem o Cristo a nossa frente não somos nada. A assessora Maria de Fátima Silva, falou da importância de se encontrar enquanto pessoas da igreja, ser feliz, se entender para melhorar. Em seguida retomou alguns pontos importantes do primeiro encontro realizado em 2017 e lançou ao grupo as seguintes questões: O que conseguimos realizar? O que não conseguimos? O que precisa melhorar? Minhas frustrações? As mesmas foram partilhadas durante o encontro.

 Os temas trabalhados pela assessora Marai de Fátima dizem respeito às questões práticas e necessárias nas paróquias e comunidades como: Modelo de frequencia para reuniões, perfil do secretário (a), planilha dos grupos ou movimentos paroquiais,agenda e caderno de anotações, atribuições técnicas básicas de domínio do secretário,apresentação e higiene pessoal, dicas para uma boa comunicação, atendimento telefônico e via Internet, arquivo e documentação, reunião e outros.

Na manhã do domingo após a santa missa e com uma boa participação e interação, foram retomados os temas da pauta, bem como questões referentes a atualização do sistema, definição de data e temas dos encontros para o ano de 2018, atualização sobre questões referentes a documentação e comunicação entre cúria diocesana e paróquias, escrituração e patrimônio da diocese e das paróquias e I Congresso Missionário Diocesano.

O Encontro constitui-se em importante evento para promover a comunhão e convivência fraterna das secretárias e secretários, cuja função junto às comunidades paroquiais é de fundamental importância. Gratidão a todas as pessoas que se empenharam na organização do encontro, por tudo isso demos graças a Deus.

Ir. Valdilene Neves da Cruz CSAC

PERFIL DO SECRETÁRIO(A)

A(o) secretária(a) paroquial é responsável por acolher e auxiliar na proximidade entre os fiéis e a paróquia, a Igreja. É o “braço direito” do pároco, onde atua no planejamento e controle dos registros da paróquia, organização do trabalho e rotina, na atualização da agenda do padre. 

1. Ter sensibilidade com as necessidades do próximo e escutar as dificuldades do dia –a- dia fazem parte da rotina das secretárias;
2. Hospitalidade e acolhimento, é preciso saber atender, ouvir, responder e orientar. É o rosto da comunidade paroquial;
3. Na secretaria paroquial é percebido o grau de organização de uma comunidade. As secretárias atuam como “cartão de visitas” e muitas vezes são responsáveis pelo primeiro contato com os sacramentos e a vida pastoral;
4. Ter iniciativa: ser pró-ativo e participativo;
5. Ser Ético ( honestidade, lealdade, respeito à dignidade da pessoa humana, segredo profissional, utilizar informação e influências obtidas na posição para conseguir vantagens pessoais e outros..)
6. saber trabalhar em equipe(uma equipe de pessoas que trabalhe para alcançar um objetivo comum, sabendo lidar com as diferenças);
7. Ter espírito empreendedor da própria carreira: buscar cultura geral e aperfeiçoamento através de formação continuada;
8. Ser usuário de novas tecnologias, principalmente na área de informática;
9. Ser mediador, Ser flexível e adaptar-se a mudanças.

OBS: Lei 7.377, de 30/09/85, e Lei 9.261, de 10/01/96.Dispõe sobre o exercício da profissão de secretário e dá outras providências.

Atribuições técnicas básicas de domínio do secretário

1. Administrar o planejamento e a organização do espaço físico, de seu ambiente de trabalho (manutenção de equipamento, mobiliário, decoração, etc.);
2. Manter a sala em ordem, deixando sua mesa organizada ao final do expediente, evitando o excesso de papéis sobre ela;
3. Criar um ambiente harmonioso (seja por meio de atitudes pessoais como: bom humor e bom-senso, seja no ambiente físico do escritório com plantas, espaço reservado para café, etc.).

Arquivar é: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais.

1. Organizar os arquivos (fazer etiquetas com a logoda paróquia e organizar de forma que fica de fácil Acesso);

1. Organizar as pastas suspensas ou AZ, separadamente por assunto e de um ano para o outro passa a ser arquivo passivo;
2. Classificação dos Documentos, ex.: cadastros de funcionários, de dizimistas, certidões, Documentos paroquiais, relatórios variados, atas de reuniões, ofícios recebidos e encaminhados, cartas, memorandos e etc;
3. Essa organização também deve acontecer no computador com os documentos digitados;
4. Organização Patrimonial (levantamento, Termo de empréstimos, de aluguel etc);
5. Organização de carimbos, entrega de material(livros, liturgias, outros) ;
6. Organizar prestação de contas, realizar depósitos em bancos e fazer lançamentos de caixa, alimentar sistema, conferir extratos e outros;
7. Planejar e controlar a rotina de registro dos livros da paróquia.

Perfil do profissional de atendimento

Apresentação Pessoal

• Ter cuidado consigo é um ato de amor próprio;
• Jamais descuide da aparência. Seja capricho­so no seu visual;
• Tenha bom humor e alto astral: é intolerável mau humor em quem está prestando um serviço. Procure sempre usar a dose certa do bom humor, do sorriso no rosto.
• Tenha empatia;
• Saiba escutar;
• Seja gentil: a gentileza é o lubrificante do atendimento.

Higiene Pessoal

• Cabelo seco, lavado, preso ou com um penteado simples;
• Barba feita ou sem barba;
• Roupas limpas e passadas;
• Banho tomado e desodorante em dia;
• Sapatos sujos e desleixados (não precisam ser novos, mas bem cuidados).
• Fumar no ambiente de trabalho.(evite)

Cuidados !

• Maquiagem discreta;
• Perfumes fortes;
• Manutenção da higiene;
• Evite: decotes, saias acima do joelho, estampas extravagantes, bermudas, camisetas cavadas, calça legues, blusas apertadas;
• Terninhos e tailleurs em cores sóbrias;
• Sutiã aparecendo;

• Roupas exageradamente transparentes(qualquer modelo), principalmente as que deixam entrever pequenas lingeries;
• Barriga de fora... Blusas curtas demais, sem alças, decotes exagerados;
• Acessórios em excesso (brincos, pulseiras, anéis, lenços, colares, chapéus, etc.).
• Unhas grandes demais e com esmalte “descascando”;
• Cabelos despenteados ou com várias cores.

Comunicação

“quem não se comunica, se trumbica”.

• A agenda é um instrumento fundamental na vida de todo profissional. Para o secretário, ela é um misto de memória auxiliar e instrumento para planejar, organizar e controlar os próprios compromissos e os da paroquia, registrar datas de eventos. (utilizar diariamente);
• Tomar conhecimento da programação e eventos da Paróquia;
• Todo inicio da semana, sentar com o pároco para planejar a semana, receber orientações, lembra-lo dos compromissos e etc;(ofícios recebidos, ligações etc....)

Dicas para uma Boa Comunicação

- Saber escutar o cliente;

- Nunca altere o tom ou o volume da voz, mesmo que a pessoa altere;

- Esteja concentrado na pessoa que estiver atendendo;

• Não deduza o que a pessoa quer, espere ela dizer;
• Seja humilde ! Explique as informações sem parecer arrogante;

- Tenha paciência... Muita paciência !

Em vez de dizer.........................................Diga!

Retornarei a ligação à tarde”.....................“Retorno a ligação às 5 horas”.

“Entregamos em pouco tempo”....................“Entregaremos em até 20 minutos”.

Vou tentar me informar”..............................“Me informarei”.

“Lhe atendo daqui a pouco”.......................Lhe atendo imediatamente após concluir com este pessoa aqui”.

“Ele já está chegando”................................“Ele ligou, informando que chegará em 10 minutos”.

Pontos importantes

• Organizar os avisos paroquiais, digitá-los de forma clara e objetiva a fim de que seja divulgados nas missas;
• Mural - é uma forma rápida, forma simples e barata de se levar informações aos paroquianos e visitantes, mas cuidado com o excesso de informações, zele pra que seja um mural bem organizado ou o objetivo não vai ser atingido.

Atendimento telefônico

• Atenda ao primeiro toque;

1. Saudação: Boa Tarde !Paróquia ........João,   em que posso ajudá-lo?

• O tom da voz é importantíssimo !!! Equivale à postura no atendimento presencial;
• Mostre-se prestativo;
• Escute com atenção;
• Exercite a empatia;
• Certifique-se que você entendeu tudo.
• Tudo que você for pedir a pessoa, diga: por favor ou por gentileza...
• Seja Claro e objetivo nas informações;
• Seja ágil !!!
• Certifique-se que a pessoa entendeu;
• Pergunte: - Posso ajudá-lo em algo mais?
• Despeça-se: - Obrigada pela ligação. Tenha um bom dia !
• Evite conversas paralelas quando estiver ao telefone. A pessoa do outro lado da linha merece total atenção. Não tente manter duas conversas ao mesmo tempo!;
• Nunca coma ou beba quando estiver ao telefone;
• Seja entusiasmado quando atender ao telefone. Ajude a pessoas do outro lado da linha a sentir-se de fato bem-vinda;
• Tenha sempre lápis e papel na mão.
• Atendimento via Internet
• Abra os e-mail todos os dias pelos menos 2x;
• Velocidade de Resposta ;
• Brevidade das mensagens;
• Simplicidade e objetividade;
• Peça que dê o ciente que recebeu seu e-mail;
• Certifique-se dos arquivos. Evite arquivos pesados;
• Seja elegante; Sigilo e discrição;
• Jamais mande um SPAM;
• Personalize sua mensagem;
• Faça o fechamento do e-mail: atenciosamente (hierarquicamente inferior) ou cordialmente (hierarquicamente superior).Assine a mensagem;
• Revise, revise e revise o texto antes de enviar;
• Crie pastas, online, pra salvar e-mail importantes.

Recepcionando

• Cumprimente a pessoa com entusiasmo. Dê “Bom Dia!”, “Boa Tarde!” e “Boa Noite!”
• Sorria. Com um sorriso sincero, não um sorriso de plástico. Olhe nos olhos da pessoa;
• Pergunte “Em que posso ajudá-lo, senhor (a)?”
• Escute o Cliente com toda atenção.
• Um telefone, está tocando. Desde que você tenha disponibilidade, atenda ao telefone a preferência de atendimento é para quem está presente;
• Evite chegar atrasado;
• Não deixe as pessoas esperando muito tempo
• Um telefone, está tocando. Desde que você tenha disponibilidade, atenda ao telefone a preferência de atendimento é para quem está presente;

Evite se envolver na frequencia emocional da pessoa que está atendendo, quando esta for.

A pessoa está ...

Falando alto. ......fale baixo, pausadamente

Irritado................Mantenha a calma

Desafiando.........Não aceite, ignore

Ameaçando.......Diga que é possível resolver de outra forma.

Ofendendo.........Diga que compreende, e que gostaria de uma oportunidade para ajudá-lo.

Noção de organização

É necessário preparar a acompanhar as reuniões para que elas se tornem produtivas

Tipos de eventos: Assembleias paroquiais ou diocesanas, palestras, seminários, festas, reuniões e etc.

Reunião

Definição de hora e lugar;

Comunicação interna (Trabalho em equipe)

Comunicação externa;

Ata, registro em fotos, ornamentação, pauta, convocação, etc

Frequencia.

Providenciar recursos tecnológicos, material de expediente, lanches e outros.

Checklist: Para Dantas (20014), a organização e a condução de uma recepção não podem ser improvisadas ou deixadas ao acaso.

* Mesa ou posto de trabalho: organizada e limpa.

* Bloco de Anotações e caneta no lugar.

*Formulários e/ou documentação utilizados selecionado e posicionados.

* Computador ligado.

* Ambiente limpo e arrumado.

* Ar-condicionado regulado.

* Café e água.

* Banheiros limpos.

Pontos significativos

1. Organizar o escritório (mesas, armários de arquivos) de modo a manter tudo ao alcance da mão, para a execução das atividades;
2. Ter atenção redobrada ao conferir ou revisar documentos;
3. Manter a calma diante de situações difíceis, não se esgotar diante de uma única tarefa;
4. Ainda ao final do expediente, fazer o planejamento do próximo dia de trabalho, anotando coisas importantes a serem feiras, para não correr o risco de esquecê-las
5. Ao encerrar o expediente, verificar se todos os equipamentos foram desligados, se documentos importantes e sigilosos estão devidamente guardados e se as salas estão fechadas;

1. Cabe, portanto, ao profissional de Secretariado o controle da qualidade do ambiente, de toda a execução de seu trabalho e de seus colaboradores. Procure manter-se informado sobre o que acontece na igreja,a nível de Brasil e mundo;

1. Muito cuidados com os registros, evite rasurá-los.